PENGERTIAN FILLING SISTEM MASALAH
Rabu, 05 Januari 2011
Filling system
Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip dari kegiatan
penciptaan arsip, penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (finding),
penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan
arsip (pemindahan,pemusnahan,penyerahan
Filing system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat
dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
1.
TUJUAN FILING SYSTEM
a. MENGHEMAT WAKTU
Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan
penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.
b. MENGHEMAT BIAYA
Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)
arsip tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya.
c. MENGHEMAT TEMPAT
Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak
membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip yang
disimpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.
2. CIRI-CIRI FILING SISTEM YANG
BAIK
v Tidak
memakan tempat : letaknya dibuat seefektif dan seefisien mungkin
v
Sederhana dan praktis : mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit
v Mudah
dicapai : penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai
v
Ekonomis : tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya,perlengkapan,tenaga,dan
cara pengeluarannya
v Cocok
dan tepat guna :disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan
v
Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan
v
Klasifikasi khusus
v Aman :
bebas dari kerusakan karena penyimpanan
3. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
PENYIMPANAN
Ø Filing
cabinet
Filing cabinet yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam
filing cabinet:
v
lateral filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai
papan alas untuk menyimpan arsip
v Drawer
type filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik
keluar-masuk
Ø Guide
Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas
tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi
sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada
dibelakangnya.
v
Guide besar berukuran 36x25 cm. guide ini biasanya dipergunakan dalam
penyimpanan surat-surat dalam folder folio
v
Guide kecil berukuran 16x11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu
yang berukuran 15x10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar.
Ø Folder
Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang
dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada empat
macam folder, yaitu :
v
Brief order, yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal didalamnya
terdapat penjepit arsip.
v
Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau
plastik.
v
Snelhecker yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang
didalamnya terdapat alat penjepit
v
Hangging map yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing
cabinet.
Ø Rak
sortir
Rak sortir yaitu rak yang berguna untuk memisah-misahkan
surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder
masing-masing.
Ø Kartu
indeks
Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15x10 cm yang didalamnya
memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu
untuk memudahkan penemuan kembali arsip
Ø Laci
kartu indeks
Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai
dengan urutan abjad.
4. MACAM-MACAM FILLING SYSTEM
a) Sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip
berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya,
surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi,
instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indeks
b) Sistem masalah
Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip
berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan.
c) Sistem wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip
berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau
alamat surat
d) Sistem tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip
berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun
penerimaan/pencatatan surat/dokumen.
e) Sistem nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip
berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :
v
Filing Sistem Nomor Dewey
v
Filing Sistem Nomor Terminal Digit
Tidak ada komentar:
Posting Komentar